Azienda Sanitaria Friuli Venezia GiuliaCON OVERLOG

IL CLIENTE

 

In Friuli Venezia Giulia la sanità pubblica è gestita da un sistema sanitario che comprende al suo interno un’organizzazione per aree geografiche di competenza; ciò ha comportato la creazione di diverse unità sanitarie, suddivise a loro volta in distretti. La mission del sistema sanitario è fornire alla popolazione cure e assistenza medica. Overlog ha curato la gestione del magazzino di: Azienda per l'assistenza sanitaria n. 3 “Alto Friuli-Collinare-Medio Friuli” (AAS), Azienda sanitaria universitaria integrata di Udine (ASUI), Azienda per l'assistenza sanitaria n. 5 “Friuli Occidentale” (AAS)

NUMERI E STRUTTURE

 

3

UNITÀ SANITARIE GESTITE

13

DISTRETTI SANITARI GESTITI

2

CENTRI LOGISTICI DI GESTIONE

24.815

PRESCRIZIONI GESTITE ALL'ANNO

233.717

MOVIMENTI ALL'ANNO

473

UTENZE OPERATIVE SUL SISTEMA

10.708

AUSILI GESTITI

INTERVISTA

 

"Tutti i WMS fanno accettazione, stoccaggio e picking. Per noi questo è solo il punto di partenza. Il punto d'arrivo è la personalizzazione in modo che sia possibile creare una perfetta supervisione e gestione dei flussi sull'intera Supply Chain, multi-magazzino, multi-canale, su tempi stressati e con l'obbligo di non contemplare l'errore in fase di preparazione e spedizione"

Marco Crasnich

CEO di Overlog

CONTESTO

 

Uno degli aspetti più particolari riguardo i magazzini delle aziende sanitarie del Friuli Venezia Giulia riguarda l’elevato numero di ausili che la struttura gestisce ed il relativo servizio di noleggio ai pazienti; ciò comporta la gestione di tutto il processo autorizzativo e logistico degli ausili dati in comodato d'uso ed il loro riutilizzo. Ogni distretto ha un magazzino per gli ausili ed è presente anche un magazzino centrale di coordinamento di tutta l’unità sanitaria; ogni distretto invia le informazioni sullo stato delle attrezzature ed è il magazzino centrale a coordinare le consegne, i ritiri e la sanificazione dei prodotti. Risulta quindi fondamentale una gestione corretta del magazzino e delle prenotazioni.

Esigenze

 

Le esigenze emerse riguardano la tracciabilità del ciclo di vita del prodotto/ausilio, che si riflette sulla necessità di una gestione puntuale ed una visualizzazione sempre aggiornata in tempo reale della situazione di magazzino. L’azienda ha espresso la necessità di controllare in particolare 4 aspetti:

La richiesta di attrezzature e supporti sanitari

Il noleggio delle attrezzature

La movimentazione e la localizzazione della merce all’interno ed esterno del magazzino

Il controllo del rientro del materiale noleggiato

Disporre di dati statistici per individuare i migliori fornitori legati alla durata stessa degli ausili offerti in comodato d’uso

GESTA DI OVERLOG

 


Il software per la gestione del noleggio attrezzature sanitarie

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Con SLIM2k di Overlog

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SOLUZIONI

 

Grazie all’implementazione di SLIM2k con GESTA, Overlog ha proposto una soluzione che ha permesso una gestione puntuale e priva di errori dell’attività di noleggio degli ausili e che, allo stesso tempo, può essere adattata ad altre realtà operanti in campi diversi ma che si occupano sempre di beni dati in comodato d’uso.

Approccio

Con il WMS SLIM2k è stato avviato un progetto per migliorare e velocizzare il processo di identificazione e codifica di ogni singolo prodotto; ciò ha reso possibile una puntuale tracciabilità della merce ed un controllo delle giacenze aggiornato in tempo reale.

Intervento Overlog

Gesta è il sistema progettato e realizzato da Overlog srl per supportare dal punto di vista informatico la gestione fisica degli ausili in comodato d'uso ed utilizzato dalle aziende del servizio sanitario regionale.

Il sistema supporta le diverse fasi associate al bene, dall'accettazione in magazzino a seguito dell'acquisto, la prenotazione, l'invio delle richieste di approvazione agli enti preposti, i processi interni di magazzino quali il prelievo del bene, l'avanzamento di stato in relazione alle lavorazioni interne (ad esempio di sanificazione), la messa a disposizione del bene per la consegna o il ritiro da parte del richiedente.

Sono state messe a disposizione del cliente delle funzionalità per la tracciabilità (interna al magazzino e storico delle assegnazioni presso richiedenti esterni) ed il controllo dello stato di disponibilità attuale dell'ausilio. Sono inoltre in uso funzioni che consentono l'analisi ed il controllo statistico dell'utilizzo dei beni e di tutti i dati ad essi associati.

I punti di forza

Della soluzione proposta che hanno portato l’azienda sanitaria a scegliere Overlog come partner:

Semplicità d’uso: di semplice accesso e navigazione, sviluppato con moderne tecnologie

Web based: Gesta è interamente web based, accessibile e utilizzabile tramite qualsiasi browser

Multipiattaforma: può essere utilizzato da qualsiasi piattaforma, anche da tablet e smartphone

Interoperabilità: Gesta è un software estendibile su qualsiasi sistema operativo

Integrazione nativa con SLIM2k: Gesta è integrato con il dipartimentale per la gestione del magazzino SLIM2k

FOCUS GESTIONE NOLEGGI

La collaborazione di Overlog con le aziende del servizio sanitario regionale ha portato alla definizione degli step del processo di noleggio delle attrezzature sempre in collegamento con SLIM2k.
1. Scelta dell’attrezzatura: il medico/fisioterapista effettua la diagnosi e definisce l’ausilio necessario per il paziente
2. Verifica disponibilità articoli: il medico/fisioterapista, tramite il sistema verifica la disponibilità a magazzino del prodotto richiesto o di eventuali alternative, genera la prenotazione dell’articolo e la invia automaticamente al magazzino con i riferimenti del richiedente, invia il modulo di richiesta al UAP per autorizzazione
3. Conferma ordine: l’ente preposto ha il compito di confermare o meno la prenotazione dell’attrezzatura, di inviare l’informazione direttamente agli interessati e di generare l’ordine per il prelievo in magazzino
4. Prelievo dell’attrezzatura: operazione di prelievo a magazzino effettuato con terminali in radio frequenza
5. Consegna dell’attrezzatura: stampa del documento di trasporto e del contratto di comodato d’uso per la consegna dell’ausilio
6. Rientro dell’attrezzatura: accettazione dell’attrezzatura tramite terminale RF e/o tagRFId ed eventuale prima accettazione per materiali non registrati
7. Sanificazione e verifiche di conformità: prima di rendere nuovamente disponibili i prodotti vengono gestite eventuali riparazioni ordinarie e straordinarie e sanificati gli attrezzi
8. Deposito materiale e rottamazione: il materiale viene depositato nuovamente nel magazzino oppure, in caso di non conformità, viene rottamato
9. Tracciabilità e statistiche: tracciabilità completa degli ausili noleggiati dalla fase di prenotazione al rientro, con possibilità di risalire in ogni momento agli utilizzatori e modulo avanzato per le statistiche (verifica degli ausili più richiesti, prodotti difettati, eventuali anomalie ecc…).

GESTA

 


Il software per il noleggio delle attrezzature sanitarie

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Overlog con SLIM2k

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RISULTATI

 

0%

errori di assegnazione degli ausili

Risparmio monetario

significativo

100%

tracciabilità degli ausili nel loro ciclo di vita

Analisi statistica

sulle prestazioni erogate

Uniformità dei processi

autorizzativi e logistici nell unità sanitarie e rispettivi distretti

100%

governo del processo da parte dei responsabili

GESTA IL SOFTWARE PER LA GESTIONE

 

Il software per la gestione del noleggio delle attrezzature sanitarie

CONSULENZA OPERATIVA

 

Affianchiamo le nostre skills per l’implementazione di SLIM2k