AZIENDA SANITARIA FVG
Il cliente
In Friuli Venezia Giulia la sanità pubblica è gestita da un azienda sanitaria che comprende al suo interno un’organizzazione per aree geografiche di competenza.
Ciò ha comportato la creazione di diverse unità sanitarie, suddivise a loro volta in distretti.
- Azienda per l'assistenza sanitaria n. 3 “Alto Friuli-Collinare-Medio Friuli” (AAS)
- Azienda sanitaria universitaria integrata di Udine (ASUI)
- Azienda per l'assistenza sanitaria n. 5 “Friuli Occidentale” (AAS)
CONTESTO
Uno degli aspetti più particolari riguardo i magazzini dell'azienda sanitaria FVG riguarda l’elevato numero di ausili che la struttura gestisce ed il relativo servizio di noleggio ai pazienti.
Ciò comporta la gestione di tutto il processo autorizzativo e logistico degli ausili dati in comodato d'uso ed il loro riutilizzo.
Ogni distretto dell'azienda sanitaria FVG ha un magazzino per gli ausili ed è presente anche un magazzino centrale di coordinamento di tutta l’unità sanitaria.
Ogni distretto invia le informazioni sullo stato delle attrezzature ed è il magazzino centrale a coordinare le consegne, i ritiri e la sanificazione dei prodotti. Risulta quindi fondamentale una gestione corretta del magazzino e delle prenotazioni.
ESIGENZE
Le esigenze emerse da parte dell'azienda sanitaria FVG riguardano la tracciabilità del ciclo di vita del prodotto/ausilio, che si riflette sulla necessità di una gestione puntuale ed una visualizzazione sempre aggiornata in tempo reale della situazione di magazzino. L’azienda sanitaria FVG ha espresso la necessità di controllare in particolare i seguenti aspetti:
- La richiesta di attrezzature e supporti sanitari
- Il noleggio delle attrezzature
- La movimentazione e la localizzazione della merce all’interno ed esterno del magazzino
- Il controllo del rientro del materiale noleggiato
- Disporre di dati statistici per individuare i migliori fornitori legati alla durata stessa degli ausili offerti in comodato d’uso
I numeri del progetto
La soluzione
Grazie all’implementazione di SLIM2k con REVƎRSO per l'azienda sanitaria FVG, Overlog ha proposto una soluzione che ha permesso una gestione puntuale e priva di errori dell’attività di noleggio degli ausili
APPROCCIO
Con il WMS SLIM2k è stato avviato un progetto per migliorare e velocizzare il processo di identificazione e codifica di ogni singolo prodotto; ciò ha reso possibile una puntuale tracciabilità della merce ed un controllo delle giacenze aggiornato in tempo reale.
REVƎRSO è il sistema progettato e realizzato da Overlog srl per il supporto informatico della gestione fisica degli ausili in comodato d’uso ed utilizzato dalle aziende del servizio sanitario regionale.
Il sistema fornito all’azienda sanitaria FVG supporta le diverse fasi associate al bene, dall’accettazione in magazzino a seguito dell’acquisto, la prenotazione, l’invio delle richieste di approvazione agli enti preposti, i processi interni di magazzino quali il prelievo del bene, l’avanzamento di stato in relazione alle lavorazioni interne (ad esempio di sanificazione), la messa a disposizione del bene per la consegna o il ritiro da parte del richiedente.
Sono state messe a disposizione del cliente delle funzionalità per la tracciabilità (interna al magazzino e storico delle assegnazioni presso richiedenti esterni) ed il controllo dello stato di disponibilità attuale dell’ausilio. Sono inoltre in uso funzioni che consentono l’analisi ed il controllo statistico dell’utilizzo dei beni e di tutti i dati ad essi associati.
FOCUS GESTIONE NOLEGGI
La collaborazione di Overlog con l’Azienda sanitaria FVG ha portato alla definizione degli step del processo di noleggio delle attrezzature sempre in collegamento con SLIM2k.
Il medico/fisioterapista effettua la diagnosi e definisce l’ausilio necessario per il paziente
Il medico/fisioterapista, tramite il sistema verifica la disponibilità a magazzino del prodotto richiesto o di eventuali alternative, genera la prenotazione dell’articolo e la invia automaticamente al magazzino con i riferimenti del richiedente, invia il modulo di richiesta al UAP per autorizzazione.
L’ente preposto ha il compito di confermare o meno la prenotazione dell’attrezzatura, di inviare l’informazione direttamente agli interessati e di generare l’ordine per il prelievo in magazzino.
Operazione di prelievo a magazzino effettuato con terminali in radio frequenza
Stampa del documento di trasporto e del contratto di comodato d’uso per la consegna dell’ausilio
Accettazione dell’attrezzatura tramite terminale RF e/o tagRFId ed eventuale prima accettazione per materiali non registrati
Prima di rendere nuovamente disponibili i prodotti vengono gestite eventuali riparazioni ordinarie e straordinarie e sanificati gli attrezzi.
Il materiale viene depositato nuovamente nel magazzino oppure, in caso di non conformità, viene rottamato
Tracciabilità completa degli ausili noleggiati dalla fase di prenotazione al rientro, con possibilità di risalire in ogni momento agli utilizzatori e modulo avanzato per le statistiche (verifica degli ausili più richiesti, prodotti difettati, eventuali anomalie ecc…).